Poštovani roditelji i djelatnici,

Stožer civilne zaštite Istarske županije dopisom od 29. rujna 2020. godine (u prilogu), KLASA: 810-01/20-01/02, URBROJ: 2163/1-02/19-20-136  uputio je zahtjev za pripremom tablica s osobnim podacima naših djelatnika i učenika, ne navodeći nikakve upute o usklađenosti s GDPR te zaštiti osobnih podataka.

Slijedom vaših upita u kojima izražavate zabrinutost za prikupljanjem i slanjem ovih podataka, nakon stručnog mišljenja službenika za zaštitu podataka obavještavamo vas o slijedećem:

1. Podaci koji se traže za tablicu evidencije djelatnika i učenika naše škole osobni su podaci koje je škola kao voditelj obrade prikupila u pojedine svrhe a na temelju zakonitosti obrade ispunjenje ugovora o radu s djelatnicima (Čl. 6.1.b odn. Čl. 6.1.c) te javnog interesa prilikom provođenja obrazovnih aktivnosti učenika (Čl.6.1.e odn. Čl.6.1.c).
2. Priprema spomenute tablice – evidencije, predstavlja proširenje obrade osobnih podataka u novu svrhu („Evidencija djelatnika i učenika radi brzog epidemiološkog odgovora u slučaju pojave COVID-19 u školi“) koja svoju zakonitost utvrđuje po Članku 6.1.d. i Članku 9. stavak 2. i.
3. Pripremljenu tablicu s osobnim podacima pohraniti ćemo na sigurno mjesto zaštićeno od pristupa neovlaštenih osoba u papirnatom obliku u  zapečaćenoj kuverti i elektroničkom obliku (enkriptirani dokument).
4. U slučaju ispunjenja nužnog uvjeta („u slučaju pojave COVID-19 bolesti u našoj školi“) te u slučaju potrebe za tim podacima, a po dogovoru s epidemiologom, navedene ispunjene tablice moramo hitno dostaviti na e-mail: epidemiologija@zzjziz.hr u zaštićenom obliku. Ključ za de-enkripciju dostaviti ćemo zasebnim putem (SMS porukom).
5. Škola je ažurirala evidenciju aktivnosti obrade s ovim proširenjem svrhe obrade, te obavijestiti obavijestila djelatnike i učenike škole putem oglasne ploče o istoj
6. Djelatnici i učenici koji žele iskoristiti svoje pravo prigovora to mogu putem web forme za prigovore (DPO portal podio4gdpr) ili u tajništvu škole, te ćemo im  odgovoriti unutar 30 dana.

Službenik za zaštitu podataka naglašava kako zakonitost ove obrade nije privola ispitanika (djelatnika ili učenika) kako je to i navedeno u točki 1.

S poštovanjem!

                                                                                                                                                                                                                 Ravnateljica: Andrea Baksa, prof.

U Taru, 06.10.2020.